プロジェクト管理を圧倒的に効率的にする方法を考えてみた

不特定多数でプロジェクトを進める場合、プロジェクト管理のツールの導入は避けられません。

プロジェクト管理ツールは色々ありますが、弊社ではRedmineを使ってました。

Redmineは便利なんですが、チケットがガンガン追加されてしかも勝手に優先度上げられて真っ赤になってどうもモチベーションが上がらないんですよね。

チケット駆動開発の宿命かもしれませんが、チケットを消化するだけの単純作業を行っている気分になるし、開くのが嫌になるんですよね。

プロジェクト管理ツールを色々試してみた

ということで、別のツールで Trelloを試してみました。Atlassianが買収したサービスですね。

UIも使いやすくてbitbucketとも連動できて非常にクールなんですが、致命的にイケてないところがひとつありまして、プロジェクトを跨いでのチケット(Trelloではカードと言う)一覧が確認できないんですよね。

そんなわけで、今一度初心に戻ってRedmineですよ(´・ω・`)

プロジェクト管理ツールのどこが使いにくいのか今一度考えてみる。

Redmineを開くのがなぜこんなに億劫になるのか、そもそもプロジェクト管理ツールでストレスと感じるところはどんなところか今一度考えてみました。

ちゃんとプロジェクト管理に向き合って考えると結局ウェブサービスのUXと同じなんですよね。

「やりたいこと」や「やるべきこと」を「やりやすくする」ことが凄く大事だったりします。

とにかくユーザーが思考する時間を少なくしてあげて、作業させる時間を少なくさせる工夫を徹底的にするべきです。

ユーザーの待機時間をコンマ数秒削るだけでもストレス減りますし、表示に無駄な部分があれば削ったほうがいいわけです。

プロジェクト管理を使いやすくする工夫

見たいページへ行くまでのクリック数

ほとんどの場合、自分の作業内容を確認するためにプロジェクト管理を使うので、ログインして最初に表示されるべきページってチケット一覧です。

デフォルトだと ログイン → ホーム画面 → プロジェクト → チケット一覧

チケット一覧を表示するまでに必要なクリック数って3回〜4回くらいかかってしまうわけです。

これはイケてないので改善しましょう。

RedmineはRuby on Railsで作られてるオープンソースなので、その気になればソースコードいじってハックできます。

ってことで、ログイン直後はチケット一覧にリダイレクトするソースコードに変えてやりました。

見たいページへのショートカットと不要なリンクの削除

同じくクリック数削減の施策です。

大体ヘッダから見たいページに移動すると思いますが、デフォルトだとホームとかヘルプとか普段絶対見ないページへのリンクばっかりなんですよね。

こちらもRailsのソースコードをいじって

  • プロジェクト
  • お気に入りプロジェクト(後述のプラグイン)
  • 全てのチケット
  • 担当しているチケット

にリンクを書き換えます。

これで行きたいページへのリンクだけになり、さらに不要なノイズリンクも削除できたので使いやすくなりました。

進行中のプロジェクトだけを見れるようにする

事業会社の場合プロジェクトがいくつも増えることはありませんが、受託の場合プロジェクトが増えてプロジェクトを探すのも面倒くさかったりします。

Favorite Projectsというプラグインを使用するとお気に入りの登録できるので便利です。

http://www.redmine.org/plugins/favorite_projects

ヘッダに入れた”お気に入りプロジェクト”のリンクも、こちらのプラグインで検索した検索条件のリンクを配置しています。

検索条件を保存しておく

チケット管理ツールは、チケットが増えすぎると見るのが嫌になってやる気が無くなっていきます。

自分と関係ないチケットや、優先度が低いチケット、担当者未割当のチケットはどんどん外していきましょう。

不思議なもので、チケット一覧の画面にチケットの数が少なく表示されているだけで、仕事が終わったような気になってモチベーションが高まったりします^^;

ページの応答時間を早くする

ウェブサイトUXの基本ではありますが、ページの応答速度っていうの結構大事だったりします。

プロジェクト管理のツールだと同時接続数が増えてアクセス負荷があるなんてことは稀ですが、ページによっては重い場合があります。

例えば、メール送信が実行されるページ。

チケットを追加するタイミングで、ユーザーにメールが送信されますが、Gmailなんかを使っているとSMTP認証のためにGmailへリクエストを送ります。

で、レスポンスがあったあとにページがレンダリングされるのでこの瞬間は結構重いです。

例えばチケットを連続で作成したり、クローズしたりする場合、一気に10通や20通のメールを送信することになります。

localhostのSMTPを非認証で使うか、SendGridなんかを使うと応答速度を上げることができます。

ほんの1秒や2秒くらいなんですが、重なると大きいですよね。

Franzでも見れるようにプラグインも作った

チャットやメールの管理ツールとして有名なFranzは便利でいつも使っています。

メッセージはタスク管理と連動してるので同じ画面で見れると便利です。

あまり有名な機能じゃないのですが、Franzはプラグインを自作して任意のページを表示させるとができます。

FranzはElectronで作成されているみたいなので、JavaScriptの簡単な記述でプラグインを自作することができます。

githubに公開しましたので、自分のURLに書き換えて使ってみて下さい。

プロジェクト管理改善のまとめ

プロジェクト管理ツールといっても所詮はウェブサービスだったりしますので、みんながストレスを感じるところを突いていけば良いわけです。

でも、Trelloのウェブサービスでは制約が多いしそもそもカスタマイズできないし、オープンソースのようなプロジェクト管理ツールじゃないとなかなか痒いところに手が届かなかったりします。

そんなわけで、プロジェクト管理ツールの制作やカスタマイズも承ってますので、お気軽のご相談下さい♪

 

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